Administrarea unui condominiu poate fi realizata fie o singură persoană fizică angajată ca administrator, fie de o firmă specializată.
Alegerea unui administrator de bloc poate fi o sarcină complicată, întrucât cerințele și așteptările asociației sunt de obicei mai mari decât oferta primită.
Astfel, angajarea unei persoane fizice pare a fi soluția cea mai la îndemână și cea mai avantajoasă, asociația alegând de obicei un proprietar din cadrul acesteia, care să se priceapă și la reparații, dar și la liste de plată, o persoană care să poate fi deranjată în cazul unei defecțiuni inopinante și care să poată interveni rapid într-o astfel de situație.
În cazul în care asociația vrea să angajeze o persoană fizică drept administrator de bloc, este important de știut că:
- Angajarea presupune formalități de medicina muncii, SSM și PSI, obligatorii, fără de care contractul de muncă este considerat nul;
- Anterior angajării, administratorul trebuie să prezinte asociației atestatul valabil și cazierul judiciar, altfel nu poate concura pe acest post;
- Medicina muncii și formalitățile de sănătate și securitate în muncă, precum și protecția și stingerea incendiilor sunt operațiuni obligatorii de efectuat cel puțin anual, de firme autorizate, ceea ce pentru asociație implică costuri anuale destul de însemnate;
- Angajarea presupune formalități la ITM și apoi depunerea declarațiilor lunare sau trimestriale la Anaf, formalități pe care trebuie să se asigure că le îndeplinește administratorul (că are competențele și suportul tehnic necesar), altfel vor implica și acestea costuri suplimentare;
- Răspunderea administratorului angajat se va rezuma strict la atribuțiile trecute în fișa postului, acceptată la angajare, iar nerespectarea acestora poate să nu aducă asociației niciun fel de compensație bănească (plus că, de obicei, fișa postului este un element neglijat de asociație);
- Asociația trebuie să întocmească zilnic condica de prezență, pontajul lunar și să asigure arhivarea acestora pentru a putea fi prezentate în cazul unui control;
- Asociația trebuie să fie în permanență informată despre toate modificările legislative și să le aplice, în termenele legale contractului de muncă, atunci când acestea se impun.
Pe de altă parte, alegerea unei firme de administrare imobile va scuti asociația de toate costurile legate de angajarea unei persoane fizice și menținerea acesteia în funcție. Dar, va prezenta dezavantajul că nu va avea program zilnic cu asociația și nu va putea interveni rapid atunci când apar situații de urgență.
Un alt avantaj al firmelor specializate în administrarea blocurilor este polița de asigurare profesională, care oferă o garanție asociației, în cazul în care vor exista litigii între părți.
Firma va fi răspunzătoare pentru asigurarea serviciilor conform contractului și va pune la dispoziția asociației personalul aferent. În cadrul unei firme lucrează mai mulți experți-contabili și administratori atestați, astfel că nu prea există riscul întreruperii serviciilor. Însă, în cazul în care un administrator angajat va demisiona, asociația este pusă în imposibilitatea temporară de a-și desfășura activitatea și este forțată să facă o alegere rapid.